為保障公司股東會(huì)合法、順利召開，避免因股東會(huì)的召集程序、表決方式以及表決內(nèi)容違反法律、行政法規(guī)、公司章程的規(guī)定而導(dǎo)致股東會(huì)決議被確認(rèn)無(wú)效或撤銷，公司在召開股東會(huì)時(shí)應(yīng)按照下列程序及要求進(jìn)行，。在會(huì)議召開前應(yīng)當(dāng)核對(duì)出席會(huì)議的股東身份、人數(shù)以及所代表的表決權(quán)是否已過(guò)半，對(duì)于涉及需要修改公司章程、增加或者減少注冊(cè)資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司形式的決議，必須有代表三分之二以上表決權(quán)的股東參加會(huì)議。有限責(zé)任公司在召開股東會(huì)，對(duì)審議事項(xiàng)進(jìn)行表決時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先按照公司章程的規(guī)定進(jìn)行表決，在公司章程沒有規(guī)定的情況下應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定的一般方式，即按照出資比例進(jìn)行表決。

　　為保障公司股東會(huì)合法、順利召開，避免因股東會(huì)的召集程序、表決方式以及表決內(nèi)容違反法律、行政法規(guī)、公司章程的規(guī)定而導(dǎo)致股東會(huì)決議被確認(rèn)無(wú)效或撤銷，公司在召開股東會(huì)時(shí)應(yīng)按照下列程序及要求進(jìn)行：

　　一、召集人

　　一般情況下股東會(huì)由董事會(huì)負(fù)責(zé)召集，董事長(zhǎng)主持。首次股東會(huì)會(huì)議由出資最多的股東召集和主持。

　　二、召集期間

　　股東會(huì)應(yīng)當(dāng)每年召開一次，時(shí)間一般在上一會(huì)計(jì)年度結(jié)束后六個(gè)月內(nèi)。按照《公司法》規(guī)定出現(xiàn)以下情形的，董事會(huì)應(yīng)當(dāng)在2個(gè)月內(nèi)召集召開臨時(shí)股東會(huì)：

　　1 、董事人數(shù)不足本法規(guī)定人數(shù)（3-13人）或者公司章程所定人數(shù)的三分之二時(shí)；

　　2、公司未彌補(bǔ)的虧損達(dá)實(shí)收股本總額三分之一時(shí)；

　　3、單獨(dú)或者合計(jì)持有公司百分之十以上股份的股東請(qǐng)求時(shí)；

　　4、董事會(huì)認(rèn)為必要時(shí)；

　　5、監(jiān)事會(huì)提議召開時(shí)；

　　6、公司章程規(guī)定的其他情形。

　　三、會(huì)議通知

　　1、會(huì)議通知內(nèi)容：會(huì)議通知內(nèi)容要明確載明會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、審議事項(xiàng)等。股東會(huì)議通知書應(yīng)由董事長(zhǎng)簽發(fā)。

　　2、會(huì)議通知方式：召集會(huì)議的通知應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開前十五日通知到全體股東，采取如下通知方式進(jìn)行通知：

　　（1）面簽

　　在條件允許的情況下，應(yīng)當(dāng)盡量采取面簽的方式將股東會(huì)召集通知書及相關(guān)議案送達(dá)給股東。采用面簽的方式送達(dá)，要求股東當(dāng)面在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)，不可代簽、代收。

　　（2）郵寄送達(dá)

　　在不方便采取面簽的方式送達(dá)時(shí)，可以采取郵寄的方式將股東會(huì)召集通知書以及相關(guān)議案送達(dá)給股東。郵寄一般要通過(guò)EMS的方式寄出，收件人地址要填寫股東名冊(cè)上股東留下的通訊地址，股東沒有留下通訊地址的可填寫股東身份證上面的地址。在郵寄單上要寫明郵寄文件的內(nèi)容，包括股東會(huì)召集通知書、送達(dá)回執(zhí)以及相關(guān)議案。并要求股東在收到通知書后將送達(dá)回執(zhí)簽字后回郵給公司，同時(shí)注意保留郵寄單。

　　（3）公證送達(dá)

　　當(dāng)股東之間出現(xiàn)矛盾時(shí)，在個(gè)別股東拒不簽收股東會(huì)召集通知書送達(dá)回執(zhí)的情況下，為保證股東會(huì)召開程序的合法性，應(yīng)當(dāng)采取公證送達(dá)的方式通知股東，避免因召集程序有瑕疵導(dǎo)致股東會(huì)作出的決議被撤銷。

　　四、表決程序

　　（一）出席會(huì)議的股東達(dá)到法定人數(shù)

　　在會(huì)議召開前應(yīng)當(dāng)核對(duì)出席會(huì)議的股東身份、人數(shù)以及所代表的表決權(quán)是否已過(guò)半，對(duì)于涉及需要修改公司章程、增加或者減少注冊(cè)資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司形式的決議，必須有代表三分之二以上表決權(quán)的股東參加會(huì)議。

　　（二）委托代理人出席

　　股東因特殊原因未能參加會(huì)議，委托他人行使權(quán)利的，要提交該股東簽署的授權(quán)委托書，要明確授權(quán)范圍，授權(quán)范圍應(yīng)包括：代為出席股東會(huì)議、代為行股東表決權(quán)、代為簽署相關(guān)文件。

　　（三）表決方式

　　有限責(zé)任公司的表決方式包括以下幾種方式:

　　1、按出資比例表決

　　在公司章程沒有特別規(guī)定的情況下，股東會(huì)應(yīng)采取按照出資比例行使表決權(quán)的方式，對(duì)提案事項(xiàng)進(jìn)行表決。

　　2、按公司章程規(guī)定的其他方式進(jìn)行表決

　　有限責(zé)任公司可以通過(guò)公司章程，規(guī)定不按照出資比例進(jìn)行表決，如按照一人一票的方式進(jìn)行表決，在選舉董事或監(jiān)事的時(shí)候可以按照累計(jì)投票制進(jìn)行表決。

　　有限責(zé)任公司在召開股東會(huì)，對(duì)審議事項(xiàng)進(jìn)行表決時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先按照公司章程的規(guī)定進(jìn)行表決，在公司章程沒有規(guī)定的情況下應(yīng)當(dāng)按照法律規(guī)定的一般方式，即按照出資比例進(jìn)行表決。

　　五、作出決議

　　對(duì)于一般的決議事項(xiàng)，代表半數(shù)以上表決權(quán)的股東同意即為通過(guò)。

　　對(duì)與涉及需要修改公司章程、增加或者減少注冊(cè)資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司形式的決議必須經(jīng)過(guò)代表三分之二表決權(quán)的股東同意才為通過(guò)。

　　股東會(huì)要以書面的形式作出決議，所作的決議必須經(jīng)過(guò)股東的簽字確認(rèn)，涉及法人股的還要求有法人股東的蓋章。